Outlook-flag og et regneark som CRM: hvornår holder det?
Flag i Outlook, en mappe med tilbud og et regneark holder fint, så længe du har få tilbud ude og selv åbner arket hver uge. Det knækker, når tilbuddene bliver flere, end du kan huske, når et salg trækker ud i uger, eller når flere i firmaet taler med de samme kunder. Her er tegnene, og hvad du kan gøre, før du køber noget.
Udgivet ·
Sådan ser systemet ud hos de fleste
Hos mange konsulenter, rådgivere og små IT-huse er salgssystemet tre ting, der er vokset frem af sig selv: et flag på de mails, der kræver noget, en mappe i Outlook med sendte tilbud og et regneark med kunde, opgave, beløb og status.
Det er ikke et dårligt system. Det er gratis, det ligger, hvor du arbejder, og det kræver ingen opsætning. Spørgsmålet er ikke, om det er godt nok i princippet, men om det stadig passer til, hvor mange sager du har i gang.
Det gør flag og mapper godt
Et flag i Outlook kan have en forfaldsdato og en påmindelse, så mailen dukker op igen den dag, du vil følge op. Mappen holder tilbuddene samlet, og regnearket giver dig ét sted at se beløb og status.
- Ingen ny software og intet at lære.
- Påmindelsen kommer i den Outlook, du allerede har åben.
- Du bestemmer selv, hvad der står i arket.
Fem tegn på, at det ikke holder længere
Systemet knækker sjældent på én dag. Det glider, og de første tegn er små:
- Du har flere tilbud ude, end du kan nævne uden at kigge.
- Arket viser en status, der er ældre end den seneste mail fra kunden.
- Et flag sidder på en mail, som kunden allerede har svaret på i en anden tråd.
- En kunde har to sager i gang, og de står i samme række i arket.
- Du opdager et tilbud, der har ligget uden svar i flere uger, uden at noget har mindet dig om det.
Gør det bedre uden nyt værktøj
Ser du et eller to af tegnene, kan du komme langt med små ændringer:
- Sæt altid en forfaldsdato på flaget, når du sender et tilbud, så påmindelsen kommer af sig selv.
- Lav én række pr. sag i arket, ikke én pr. kunde.
- Tilføj en kolonne for, hvem der har bolden: dig eller kunden.
- Gå arket igennem på et fast tidspunkt hver uge, og ret status ud fra den seneste mail.
- Svar i samme tråd som tilbuddet, så historikken bliver samlet ét sted.
Hvornår et CRM giver mening, og hvilket
Ser du tre eller flere af tegnene, er problemet ikke længere dine vaner, men at systemet kræver, at du opdaterer det i hånden. Et klassisk CRM løser overblikket, men flytter indtastningen et nyt sted hen. For et lille firma, hvor salget allerede foregår i Outlook, giver det mere mening at vælge et værktøj, der læser samtalerne og foreslår ændringerne, så du kun skal sige ja.
Vær opmærksom på grænsen: det, der kun bliver aftalt i telefonen, ser sådan et værktøj ikke, medmindre det også står i en mail.
Sådan gør Frida
Frida er et CRM til Outlook og Microsoft 365 for små B2B-virksomheder, hvor den, der sælger, også leverer. Dine salgsmuligheder ligger allerede i Outlook. Frida finder dem, holder dem ajour og lægger opfølgningen klar. Hver sag får sin egen deal, banen viser, hvem der har bolden, og når et tilbud har ligget uden svar, ligger der et udkast til en opfølgning i din tone.
Du taster ingenting ind, og intet bliver sendt, før du har læst det.
Ofte stillede spørgsmål
Kan man bruge Outlook som CRM?
Til få kunder, ja: flag med forfaldsdato, en mappe til tilbud og kontaktkortene i Outlook dækker det mest nødvendige. Outlook viser dog ikke, hvilket stadie et salg står i, eller hvem der venter på hvem, så det kræver et regneark eller din hukommelse ved siden af.
Hvor mange sager kan et regneark holde styr på?
Det afhænger mindre af antallet end af, hvor tit du opdaterer det. Et ark, du går igennem hver uge, holder længe. Et ark, der først bliver opdateret, når du har tid, halter bagefter allerede ved få sager i gang.
Skal jeg have et CRM, hvis jeg er alene?
Ikke nødvendigvis. Har du få tilbud ude og en fast ugentlig gennemgang, er flag og et ark nok. Glemmer du opfølgninger, eller ligger tilbud i uger uden svar, så er det tid til et værktøj, der holder øje for dig.
Find dit næste skridt
Se arbejdsgangen, før du forbinder din mail
Prøv et eksempel uden login, læs de praktiske trin, eller se hvordan du forbinder dine egne mailkilder.
Dine salgsmuligheder ligger allerede i Outlook
Frida finder dem, holder dem ajour og lægger opfølgningen klar. Du taster ingenting ind, og intet bliver sendt, før du har læst det.
Prøv Frida gratis